Par Laurianne GUIBERT-BARTHEZ, Melchior LUGAGNE DELPON , Lucie REPELLIN, Eliot VERNUSSE & Nathan THEVENET
Introduction
L’objectif de ce retour d’expérience est de garder une trace écrite de l’ensemble de l’organisation de cet événement mais aussi d’améliorer cette dernière en vue de nouveaux projets.
Cette simulation de gestion de crise s’est déroulée du 27 septembre au 1er octobre à l’Université Jean Moulin Lyon 3. Son organisation s’est effectuée pendant environ sept mois, de mars à septembre 2021 inclus. Nous avons été cinq étudiants à l’organiser, avec l’aide de deux autres étudiants en qualité d’« arbitre » durant l’événement. Au total, une cinquantaine d’étudiants ont participé à l’événement qui était gratuit.
À notre connaissance, cet évènement est le parmi les premiers du genre à être organisé exclusivement par des étudiants. Nous avons voulu monter le projet, l’avons façonné puis inauguré. Les seuls contacts avec des professionnels ont été établis dans deux buts : l’un pour être sûrs que notre travail n’était pas insensé, afin de lui assurer une certaine aura auprès des étudiants participants et garantir le sérieux de notre projet, et l’autre administratif et logistique.
Ce RETEX sera construit en trois parties : l’une dédiée au résumé, la suivante aux analyses positive et négative et enfin la dernière consistera en un retour constructif de l’évènement.
Avant toute chose, il convient de noter que le projet a émergé dans un contexte non universitaire. Conséquemment, l’organisation de l’événement s’est toujours faite de manière horizontale ce qui a influencé l’ensemble du projet. Cela sera abordé dans la suite de ce document. La chronologie du document suivant s'établit à partir du moment où le projet est devenu sérieux, et officiellement lancé.
Toute l’organisation de l’événement, contrairement au RETEX, n’a pas été organisée de manière ordonnée. De la conception à l’achèvement, nous n’avons pas suivi de méthodologie prédéfinie,
Déroulement
L’élaboration de l’événement a suivi plusieurs étapes. Tout d’abord le choix du sujet, puis la recherche sur le sujet et la rédaction du scénario. Les phases importantes ont été celles de la validation scientifique et du règlement des questions administratives et logistiques. La dernière phase du projet a été le déroulement de l’événement en lui-même.
L’objectif de départ était de reproduire une simulation de gestion de crise sur le même modèle que celle organisée dans le cadre de notre parcours universitaire en janvier 2021. Il s’agissait d’un exercice de simulation de gestion de crise dirigé par Thomas Meszaros, dans le cadre du cours cours de Gestion de crise, en master 1 relations internationales, à l’Université Lyon 3 (coorganisé avec Laurent Danet, Marcelline Pierrard du PAPN de Lyon 3) [1]. L’événement devait donc durer environ cinq jours, avec une multitude d'acteurs (Etats, organisations diverses, médias…).
Avant toute chose, il était essentiel de trouver la zone géographique de la crise. Cela a été décidé à travers de nombreuses discussions où toutes les idées des uns et des autres étaient exprimées et écoutées. Plusieurs options ont été écartées : l’Amérique latine d’abord, puisque la région était notre sujet de Janvier, Le Moyen Orient ensuite, car nous considérions la région comme un choix trop évident et avec des sujets très sensibles et d’actualités qui pouvaient affecter les participants et donc nuire à l’exercice, mais aussi avec une actualité incertaine dont il aurait été difficile de se détourner pendant l’événement. Nous voulions trouver une région qui avait un intérêt géopolitique, mais qui était également peu connue des étudiants de notre université. C’est pourquoi nos réflexions nous ont menés à l’Asie du Sud-Est. Cette région cristallise des tensions dans des domaines très différents, et est très peu connue des étudiants comme de nous-même. Seule une des cinq organisateurs avait des connaissances sur la région, Lucie Repellin, puisque cette dernière a suivi un parcours LLCER thaïlandais à l’INALCO.
Ainsi, la méconnaissance de la région, son intérêt géopolitique certain, sa potentialité en termes de crises et de conflits, et l’intérêt pédagogique qu’elle pouvait représenter nous ont menés à sélectionner cette zone.
L’étape suivante fut alors de déterminer quels seraient les acteurs principaux de la crise, et quels en seraient les tenants et aboutissants. Encore une fois, la discussion en groupe a été précieuse pour confronter l’ensemble des idées et faire appel à l’imagination de chacun d’entre nous. Nous avons d’abord été attirés par des zones spécifiques que nos connaissances couplées à nos premières recherches nous permettaient d’identifier comme des zones à fortes tensions.
Parallèlement, afin de trouver une zone spécifique en Asie du Sud-Est, il nous fallait déjà déterminer, au moins de manière large, les éléments importants de la crise. Nous avions alors deux conditions pour trouver de quel type de crise il s’agirait : d’abord un concept de nouveauté dans ce type d’exercice (un type de crise peu traité par ce genre de projet), ainsi que l’intérêt pédagogique des éléments perturbateurs (nous voulions que les étudiants apprennent quelque chose au-delà de l’exercice en lui-même). D’une part, nous avions pensé à un conflit autour des frontières maritimes au vu de toutes les revendications dans la zone. D’autre part, la simulation de janvier 2021 avait suscité chez nous un intérêt pour les problèmes énergétiques, mais nous voulions trouver quelque chose de différent [2]. Au fil des discussions et recherches, nous nous sommes orientés vers un problème de plateforme pétrolière. Nous avions donc, à ce moment, l’idée nécessaire pour préciser un peu plus la zone géographique. Les recherches que nous avions effectuées portées sur les revendications de territoire maritime (notamment les ZEE) nous ont montré que le sujet était d’une grande complexité et qu’il nous serait très difficile de réaliser un scénario dessus, mais aussi que les participants auraient beaucoup de mal à tout comprendre et donc à agir durant l’exercice.
L’une de nos premières idées fut de réaliser un scénario autour des tensions entre la République Populaire de Chine et Hong Kong. Seulement, plusieurs éléments nous ont bloqués. En termes géographiques, après différentes recherches cartographiques, nous avons réalisé que la région n’était pas propice, de manière réaliste, à une problématique autour des plateformes pétrolières. De plus, au moment de cette idée, la situation à Hong Kong était extrêmement tendue, comme nous avions pu le voir dans l’actualité, ce qui nous freinait. Pour les mêmes raisons qui nous avaient poussées à écarter l’idée d’un potentiel scénario au Moyen Orient, l’évolution de la situation dans la réalité risquait d’affecter de manière trop sérieuse notre simulation et nos recherches. L’option concernant Hong Kong a donc été éliminée. En revanche, l'idée de placer la Chine comme un acteur directement impliqué dans la crise ne nous a pas quitté tout de suite. Nous avions également pensé à des tensions autour de Taïwan ou du Japon. Mais nous avons constaté que, si la Chine était directement impliquée dans la crise, les autres acteurs de la simulation auraient trop peu de marge de manœuvre, mais aussi que la simulation risquait de devenir un simple combat de géant entre les Etats-Unis et la Chine.
C’est pourquoi nous avons décidé d’orienter nos recherches de manière différente. Nous avons cherché à l’aide de Google Maps des zones géographiques où une problématique de plateforme d’hydrocarbure pouvait créer une crise internationale, dans des lieux qui étaient pour certains totalement inconnus. Nos recherches topographiques nous ont alors menés en premier lieu vers le Brunei. Le pays étant enclavé dans la Malaisie, avec tout de même un accès à la mer, il nous semblait parfait pour créer une crise diplomatique entre les deux Etats.
La suite logique pour nous était donc de savoir ce qu’il allait se passer avec notre plateforme pétrolière. Plusieurs options se sont offertes à nous, que nous avons directement confrontées au réalisme. Nous avons pensé à des attaques de pirates, des attaques de commandos étrangers, des prises d’otages et autres évènements perturbateurs. Seulement, il nous manquait la cause d’un tel événement, et surtout il était peu probable qu’un Etat organise une telle chose à l’encontre d’un autre, du moins sans une très bonne raison. Nous nous sommes néanmoins confortés dans l’idée d’inclure le Brunei puisque le pays est une pétromonarchie dépendante de l’or noir.
Le hasard dans cette question a été d’une aide précieuse. Lors de la préparation, l’un d’entre nous, Melchior Lugagne Delpon, a eu l’opportunité d’effectuer un stage dans une préfecture maritime. L’une des problématiques essentielles traitées dans ces administrations est celle des pollutions maritimes, et notamment des nappes d’hydrocarbures. Conséquemment, il nous est venue l’idée que des nappes d’hydrocarbures récurrentes frappent l’un des deux Etats en raison de fuites sur la plateforme pétrolière. Cette idée fut validée après un ensemble de débats et d’analyses des autres options que nous avions.
Des recherches plus profondes étaient nécessaires pour structurer une première idée de scénario. Nous avons donc cherché des zones maritimes composées de nappes souterraines d’hydrocarbure, à proximité des deux pays (Brunei, Malaisie). Nous en avons trouvé, et ces zones étaient pour certaines dépourvues de plateformes liées aux hydrocarbures. Cela nous a donc imposé l’idée de la construction même de la plateforme dans la chronologie du scénario, mais cette perspective nous posait deux problèmes : la dimension temporelle de notre scénario, la construction d’une plateforme étant longue et fastidieuse, cela nous imposait d’allonger la temporalité du scénario. De surcroît, il était très peu probable qu’une plateforme à peine construite soit défectueuse si vite. Nous avons décidé d’écarter cette idée.
Par conséquent, nous avons lancé notre travail de recherches approfondi : recherches sur les pollutions maritimes, sur la situation globale des deux pays, sur les liens diplomatiques et sur le fonctionnement d’une plateforme pétrolière. Ce sont ces recherches qui nous ont permis de changer définitivement de zone géographique (au sein de l’Asie du Sud-Est), mais surtout de régler les problèmes de cohérence vis-à-vis de la création d’une plateforme dans notre scénario. En effet, lors de nos recherches sur les liens diplomatiques entre la Malaisie et le Brunei, nous avons trouvé que les deux nations étaient alliées et très proches. Par conséquent, il était peu probable que les deux Etats ne soient pas capables de s’entendre sur des questions de pollution et de plateforme pétrolière (pour régler la situation). Il nous fallait trouver une nouvelle zone, nous avons donc repris le travail de recherche topographique.
Rapidement, nous nous sommes orientés vers l’Indonésie et les îles Riau. Nous avons cherché comment concrétiser nos idées, où placer les plateformes, où les nappes pourraient se situer pour créer une problématique internationale… Nous nous sommes vite rendus compte qu’il nous fallait orienter la zone de tensions vers le détroit de Malacca, dont une très grande partie du commerce mondiale est dépendante. Le hasard des recherches sur Google Earth nous a permis d’observer la présence de trois plateformes d’hydrocarbures malaisiennes dans le détroit de Singapour, porte d’entrée du détroit de Malacca et destination phare des bateaux commerciaux. Notre première initiative a été de regarder les relations diplomatiques entre les différents acteurs de la zone. Singapour nous semblait plutôt neutre, en revanche l’Indonésie et la Malaisie faisaient état de relations tendues. Les plateformes malaisiennes n’étaient qu’à une petite quinzaine de kilomètres des eaux indonésiennes. La zone nous semblait idéale : mésentente entre acteurs, couloir maritime extrêmement important pour l’ensemble de la planète et enjeux sécuritaires et militaires autour de cette petite zone. Ainsi, le travail des recherches de fond et de l’élaboration structurée et définitive du scénario pouvait commencer.
L’événement étant hors du cadre universitaire, il se faisait sur la base du volontariat. Puisqu’il se déroulait peu de temps avant la rentrée universitaire, il était probable que les étudiants participants ne pourraient pas y consacrer beaucoup de temps en amont de l’exercice. Il était alors essentiel de préparer des documents à leur fournir afin que le comportement de leurs acteurs ne soit pas totalement incohérent ou irréaliste. De surcroît, certains domaines (notamment le milieu maritime) étaient complexes, nécessitaient des recherches vastes et difficiles à réaliser. Nous avons donc entrepris un travail de fond afin d’élaborer des documents pour les étudiants avant la simulation. L’objectif principal de ce travail était de nous renseigner nous-même sur la zone et l’ensemble des acteurs, afin d’être réalistes, de maîtriser notre sujet, mais aussi pour pouvoir écrire un scénario cohérent. Nous avons donc constitué un certain nombre de documents : fiches acteurs, chronologies historiques sur les protagonistes, document sur la pollution et le droit maritime, résumé de la charte de l’ASEAN, document sur les plateformes pétrolières et d'autres encore.
C’est ainsi que nous avons élaboré notre scénario. Pour ce dernier, nous avons pris exemple sur la construction de la simulation faite en janvier 2021. Le montage de notre scénario, après les recherches et les idées d’origines, s’est effectué en trois temps. Dans un premier temps, deux personnes se sont chargées d’établir une première structure du document, puis, dans un second temps, deux autres se sont chargées de relire et corriger ou ajouter de la cohérence au premier document. Enfin, une relecture en équipe a permis de finaliser et de valider le scénario.
L’ensemble des documents et des recherches ont été réalisés à partir d’un Google Drive, ce qui nous permettait de centraliser toutes les informations et de faire des relectures à distance avec des corrections instantanées. Ceci a été fort utile étant donné que sur les sept mois de travail la majorité d’entre nous n’était plus dans la même ville.
Nous étions conscients de nos lacunes scientifiques, n’étant qu'étudiants. C’est pourquoi nous avons sollicité des professionnels et des universitaires afin qu’ils relisent et pointent les imperfections de notre scénario, nous permettant de le rendre plus sérieux et cohérent. Ces personnes ont été contactées soit spontanément, soit via notre réseau personnel. Cette démarche avait pour but de s’assurer que les événements inventés étaient plausibles et mèneraient à une crise ardue, mais pas impossible à jouer.
Une fois le scénario monté et validé, la partie la moins stimulante mais essentielle débutait : la gestion logistique du projet. Celle-ci regroupait différents pans :
La logistique du projet en lui-même, c'est-à-dire les interactions entre les participants, la manière pour les arbitres de trier les informations et de communiquer rapidement avec les participants.
L’organisation physique de l’événement comme la réservation des salles ou encore le besoin de matériel
L’élaboration des groupes et des acteurs de la simulation.
La communication
Concernant le premier pan, nous avons tout fait pour que l’événement se tienne en présentiel malgré la situation sanitaire encore incertaine. Cela nous permettait un contact direct avec les participants. Cependant, étant donné qu’il nous fallait savoir ce qu’il se passait et ce qu’il se disait et que les locaux ne pouvaient pas être ouverts jour et nuit pour nous, nous avons mis en place deux choses. D’une part, un serveur Discord, composé de plusieurs salons virtuels :
Un canal twitter
Un salon pour les articles du média de la simulation (Kyodo News)
Un salon pour les communiqués officiels des Etats
Un salon pour les communications officielles des arbitres hors simulation
Un salon pour la diffusion des aléas.
D’autre part, un système de fiches d’ordre (annexe 1) que les acteurs devaient compléter afin que nous sachions ce qu’ils faisaient, ce qu’ils avaient fait et ce qu’ils allaient faire.
Nous avons réalisé que cinq personnes était un trop petit nombre pour percevoir l’ensemble de ce qu’il se passait. C'est pourquoi nous avons aussi décidé de collaborer avec deux étudiants supplémentaires pour l’arbitrage au moment de l’événement.
Face à la complexité des ramifications administratives, le second temps de notre phase logistique nous a pris beaucoup de temps. Nous avons parfois obtenu ce que nous voulions quelques jours avant le début de l'événement, voire le jour même. Toutes ces démarches se sont faites à l’aide de mails, entretiens et envois de formulaires.
Le troisième temps de notre phase logistique, la répartition des acteurs, fut l’un des plus complexes : le nombre d’acteurs et de participants par groupe dépendait entièrement de la mobilisation des étudiants pour l’événement. Nombreux ont été les désistements et les inscriptions de dernière minute. Les inscriptions à l'événement et le choix des acteurs se sont faites via un Google Form, ce qui nous a grandement facilité la tâche. Néanmoins, au vu des désistements et inscriptions de dernières minute, les groupes ont été remodelés plusieurs fois comme nous le pouvions. Nous avons dû par exemple supprimer le groupe de la Thaïlande.
Au-delà de notre motivation, la simulation dépendait d’un facteur extérieur : le nombre d’inscrits. C’est la communication intense sur le réseau social facebook ainsi que le bouche à oreille qui nous ont permis d’atteindre une cinquantaine de participants. Cette communication s’est faite en trois temps. Dans un premier temps, l’annonce de l’événement et des experts qui nous ont soutenus, suivie de la communication au jour le jour de notre scénario (événement par événement). L'objectif de cette deuxième phase de communication était de donner envie, d’éveiller la curiosité des étudiants afin qu’ils participent. Enfin, au vu du nombre insuffisant de volontaires de Master 2, nous avons mis en place une communication de dernière minute auprès des étudiants de Master 1. Dans l’ensemble, ces communications ont été réalisées à travers un court texte accompagné d’une image réalisée sur canva, et si possible d’une illustration. Le résultat de cette communication fut l’inscription d’une cinquantaine de participants, ainsi qu’une conscience globale de la tenue de notre évènement par notre promotion
Une fois tout ce travail effectué, l’événement pouvait commencer. Nous rappelons que les pages précédentes représentent des actions qui, dans la réalité, ne suivaient pas la même chronologie. C’est la limite de ce document qui redonne de l’ordre à l’ensemble du travail effectué.
Avant de commencer l’exercice de crise, nous avions décidé au préalable de réaliser une conférence d’ouverture. Cette dernière avait pour but de renforcer le poids intellectuel de l’événement, mais aussi d'aiguiller les participants sur certains sujets qu’ils ne maîtrisaient pas. Nous avons ainsi eu l’honneur d’accueillir le commissaire général Thierry Duchesne, qui nous a parlé de l’Action de l’Etat en Mer et de la gestion de crise en Méditerranée.
D’autre part, il n’était pas possible de lancer l’exercice sans expliquer le fonctionnement, l’organisation de la simulation. Aussi, juste avant la conférence, nous avons pris un temps avec l’ensemble des étudiants pour leur expliquer les règles de l’exercice.
Au commencement de la simulation, les 7 arbitres ont été chacun affiliés à deux voire trois acteurs, qu’ils étaient chargés de suivre de manière plus importante que les autres groupes, en présentiel et via Discord, afin de réaliser par la suite un bilan et de récolter les informations nécessaire à celui-ci. De surcroît, les arbitres avaient également un rôle de conseiller en cas de besoin. Si les participants ne savaient vraiment pas comment agir, les arbitres étaient présents pour nourrir leurs réflexions, sans non plus prendre la décision à leur place. Dans le même cadre, nous jouions un rôle qui garantissait le réalisme des acteurs : si l’un d’entre eux nous demandait s’il pouvait entreprendre une action très agressive, nous nous assurions que cela était cohérent avec le déroulement de la simulation. Enfin, le rôle des arbitres pouvait être de mettre en place des aléas. Ces derniers ont pris trois formes :
La première était des aléas quotidiens dus au scénario (pollution en mer donc nécessité de connaître la météo) et au manque d'acteurs (Bourse).
La seconde concernait les perspectives de la crise que le participants avaient oubliés ou mis de côté (Covid-19, circulation maritime).
Enfin, nous avons dû mettre en place un aléa demandé par un Etat. Ce dernier voulait procéder au sabotage d’une plateforme pétrolière, qu’il ne pouvait révéler de lui-même. Après analyse de la demande, face à la cohérence dans le scénario et le déroulement de l’exercice, nous avons mis en place cet aléa.
Étant donné le caractère étudiant du projet et du fait du gros investissement de chaque participant, il nous semblait important de clôturer l'événement en rappelant que l’exercice avait une vocation pédagogique et qu’aucune note n’était en jeu. Une fois l’exercice fini, nous avons rassemblé tous les participants dans une salle de l’université pour partager nos différentes expériences lors de la simulation et pour remercier chacun d’avoir participé.
C’est seulement plus tard que la dimension pédagogique écrite a pris forme. Pour ne pas réagir à chaud sur ce qui s’était passé, nous avons décidé de réaliser un bilan dactylographié de toute la gestion de crise. Ce dernier se divise en deux temps, un bilan général de la situation et un par acteur. Dans l’ensemble du document est expliqué la cohérence ou non des actions des acteurs, le déroulement et l’intensité de la crise, la finalité de cette dernière et les difficultés rencontrées par les participants. L’élaboration du bilan nous a pris environ deux semaines et a été faite via Google Docs, puis transmis à l’ensemble des participants via Discord.
L’ensemble de notre projet est un travail de longue haleine qui n’a pas du tout été linéaire et qui s’est fait de façon graduelle. L’aboutissement du projet était loin d’être chose certaine mais il a fini par se concrétiser, point très important pour nous. Néanmoins, nous avons rencontré de nombreuses difficultés et notre organisation a été parsemée de points positifs et négatifs.
Points positifs de l’organisation et du déroulement du projet :
La préparation du projet de nombreux mois en amont, le fait d’être 5 organisateurs ainsi que la consultation de certains tiers nous ont permis de mettre en avant certaines idées ayant contribué à la bonne réussite du projet.
La dynamique de travail du groupe organisateur a été excellente, facilitée par le fait d’être ami en plus d’être collègue. De plus, l’ambiance et l’entente entre les 7 arbitres a été bonne au cours de l’événement. Nous avons fait le choix d’attribuer à chaque arbitre 2 à 3 groupes et cela s’est avéré payant, que ce soit du côté encadrement ou du lien avec chacun des participants.
Ces deux derniers points ont permis d’exploiter au mieux la tenue en présentiel de l’évènement dans un seul bâtiment et souvent dans des salles adjacentes. Les réunions officielles ou secrètes ont été facilement organisables, l’ambiance de groupe s’en est vu renforcée. Enfin cela a permis aux arbitres d’être au courant d’une très grande partie des faits et informations importantes, sans être surchargés.
La durée de 4 jours et demi nous est apparue comme appropriée, avec un bon équilibre entre temps d’action important et gestion de la fatigue des participants. Le minimum de 4 jours ouvrés comme durée de simulation semble pertinent afin de pouvoir établir de vraies stratégies durables, ainsi que s’adapter aux situations évolutives propres aux crises.
L’un des avantages des simulations de gestion de crise est que la représentation d’un État demande une connaissance pointue de la région, de ses dynamiques, et des politiques intérieures / extérieures de l’État joué. Afin de pouvoir écrire le scénario de façon cohérente et réaliste, nous avons donc dû faire une quantité de recherches nous permettant de développer des connaissances particulières sur la région (ici l’Asie du Sud-Est). Les participants ont dû fournir un travail en amont afin de ne pas jouer un État irréaliste et irrationnel. De plus, dû au fait que la nature maritime et inter frontalière de la crise choisie était particulièrement compliquée à traiter, cette simulation nous a permis de saisir comment gérer une telle situation, et à quel point ce genre de crise est difficile à appréhender dans un milieu comme le détroit de Singapour.
Les participants de la simulation, à l’exception d’un dont nous traiterons dans les points suivants, ont tous pris l’exercice au sérieux, ce qui nous a aidé à faire un retour d’expérience sérieux ainsi qu’à écrire un bilan global et un par acteur concret. Aucune action volontairement malicieuse n’a été entreprise, tant à l’encontre des participants qu’à l’encontre du fonctionnement de la simulation. Cela nous a permis, en tant qu’arbitre, de ne pas faire usage de notre “autorité” et de ne pas voir de remise en cause de notre parole quant aux règles établies.
La tenue de l’événement avait été planifié pour ne viser que les étudiants entrant en Master 2, un public ayant déjà participé à une simulation et appartenant à la même promotion. Cependant, face à un faible taux d’inscriptions de la promotion, l’événement a été étendu à la promotion d’étudiants entrant en Master 1, ce qui a été une décision aux répercussions énormes et bénéfiques. Tout d’abord, nous avons grâce à ça triplé le nombre de participants, nous permettant d’atteindre la cinquantaine. De plus, l’événement a eu l’effet fortuit de créer des liens inter-promotionnels et donc une cohésion de groupe au sein du Master Relations Internationales auxquels les participants prennent part.
Afin d’assurer le bon déroulement de la simulation, nous avons choisi d’intégrer un serveur Discord dans les outils à utiliser. Nous avons pour cela été conseillés par le professeur Rex J. Brynen de l’université de McGill qui nous a très rapidement fortement recommandé d’utiliser ce logiciel comme lieu d’expression publique dans la simulation. Cette plateforme ouverte à toutes et à tous, gratuite et facile d’accès nous a permis de créer un espace de publication de documents d’informations, de communiqués officiels, d’annonces de la part de l’équipe arbitre, de simuler un espace Twitter, ainsi qu’un canal de memes.
Cette application est à nos yeux un atout indispensable pour des simulations en temps réel comme celle que nous avons organisé, et cela pour différentes raisons :
La plateforme permet d’obtenir une liste de contacts accessibles rapidement, ce qui permet les joueurs de trouver n’importe quel autre joueur facilement ;
De plus, un serveur permet la centralité de tous les documents (informations, communications officiels, articles de journaux) dont la simulation a besoin pour fonctionner. Cette centralité nous paraît essentielle car elle permet un gain de temps énorme et donc une source de pression en moins dans un événement qui est par nature stressant ;
De plus, le serveur affiche la liste complète des participants, ce qui permet le contrôle rapide des présences, absences, et intrus potentiels, et qui permet d’éviter les débordements d’accès aux documents ;
Enfin, Discord permet un fonctionnement par rôle qui permet d’écrire, d’avoir accès uniquement à la lecture, ou de ne pas avoir la capacité de voir certains salons en fonction du rôle attribué. Cela nous a permis de contrôler qui publiait et où il publiait.
Ainsi, sur l’utilisation du logiciel Discord, nous avons choisi, de part la nature étudiante du projet, d’inclure un canal écrit de memes. Ce dernier nous a paru être un bon ajout dans la construction d’une cohésion de groupe, et s’est révélé être une façon pour les participants de se détendre hors simulation en créant des blagues sur les sujets de la simulation. Ainsi, même si l’événement a pu être compliqué mentalement pour certains participants, ce canal a permis à toutes et à tous de décompresser par moment en lisant des blagues sur les situations que chacune et chacun vivait pendant cette semaine très intense.
De surcroît, le fait que des experts [3] de secteurs d’activité variés aient interrogé, corrigé et validé notre scénario a affecté positivement l’événement. Cela a en effet permis que des étudiants adhèrent au projet, ce dernier ayant alors à leurs yeux une portée pédagogique importante. La validation scientifique nous a également permis de mieux comprendre le sujet, ses enjeux, et ainsi d’être à l’aise avec les problématiques en cours lors de l’événement. Autrement dit c’est en partie grâce aux relecteurs de notre scénario que nous avons pu vraiment maîtriser notre sujet et répondre à toutes les questions qui nous ont été posées lors de l’événement.
Pendant la semaine, nous avons eu affaire à une véritable situation de management d’équipe telle qu’on pourrait en voir en entreprise ou dans des gestions de projet. Nous avons dû faire face collectivement en tant qu’arbitres et organisateurs à un étudiant qui refusait la collaboration avec son équipe, agissant auprès des autres acteurs sans consulter ses coéquipiers. De plus, ce joueur utilisait le canal de memes pour rabaisser les joueurs des autres équipes et s’opposait à la suppression que nous lui imposions de ces memes que nous jugions irrespectueux.
Après des discussions avec l’individu et les membres de son groupe, le joueur ne paraissait pas souhaiter changer de comportement et nous avons donc choisi de l’exclure de la simulation en l'informant directement. Nous avons prévenu le reste de son équipe, mais pas le reste des joueurs pour ne pas créer de vagues et que ça ne crée pas de décalage avec la temporalité de la simulation. Cet événement nous a été bénéfique dans le sens où nous avons pu expérimenter la confrontation à un individu qui choisissait volontairement de ne pas se conformer aux règles. Cette situation a été la première et la dernière fois où nous avons dû faire usage de notre position en tant qu’organisateur et nous avons choisi l’exclusion unilatérale comme sanction. Nous avions le devoir, en tant qu’organisateur, de faciliter le travail des membres du groupe auquel l’individu appartenait, ainsi nous avons pris une décision de cette nature. Le fait que la simulation était volontaire sans participation monétaire nous laissait une plus grande marge de manœuvre. La décision, prise collectivement, nous a permis d’éviter des débordements supplémentaires et a permis au groupe, ainsi qu’à nous-même, de ne plus rencontrer de problème lié à l’individu en question, ce qui a été bénéfique pour le reste de la semaine.
N’étant que des étudiants, nous tenions à faire approuver notre scénario par des experts à la fois du milieu académique que professionnel. Les quatre experts nous ayant soutenus ont donné une certaine validité à notre travail le sortant du cadre purement étudiant.
Points négatifs et difficulté de l’organisation et du déroulement du projet :
La question du nombre de participants à été au centre de nos inquiétudes, mais nous n’avions pas prévu la perte importante de participants la semaine précédant la crise et la semaine de la crise en elle-même. Le lundi avant l'événement, nous avions une soixantaine de participants, mais plus de dix se sont retirés avant le début. Nous avons dû modifier quotidiennement la répartition des joueurs dans les différents groupes, ainsi que la quantité de groupes, menant à la suppression de certains États dans le scénario. Les joueurs ont eu la confirmation de leur acteur final quelques jours seulement avant le début de la simulation, ne leur laissant ainsi pas assez de temps pour se préparer convenablement. De plus, certains imprévus ont mené trois participants à quitter la simulation plus tôt que prévu, laissant leur coéquipiers seuls. Cela peut être problématique car un joueur seul devant négocier avec une équipe de cinq peut se laisser intimider plus facilement et se trouve fortement désavantagé en terme de quantité de travail. Une dizaine de joueurs supplémentaires répartis dans les différentes équipes aurait permis une plus grande égalité numérique.
Nous avions réfléchis à certains “plan B” en cas de désistement conséquent, mais nous n’avons jamais vraiment travaillé dessus. Autrement dit, si une véritable scorie survenait nous n’avions pas vraiment de solution de repli. La chance a été de notre côté, mais notre manque d’anticipation aurait pu coûter cher au projet dans sa globalité.
Une des difficultés importantes que nous avons aussi rencontrées fut le décalage entre l’un des deux arbitres greffés à l’équipe sur le tard. Conséquemment à leur arrivée tardive, ce dernier avait une moins bonne connaissance du sujet, des règles et des spécificités du scénario. Cela rendait compliqué, parfois, l’organisation arbitrale face à l’événement. De surcroît, les deux arbitres n’avaient pas non plus l’habitude de travailler avec nous et inversement. La communication a donc pu parfois être compliquée, notamment dû à un manque de disponibilité de cette personne qui a rendu les discussions laborieuses.
Une des autres difficultés que nous avons rencontrées est celle de la mauvaise utilisation du dispositif mis en place pour la simulation. On peut prendre l’exemple de la mauvaise utilisation des canaux de discussion “twitter” et “memes” sur le serveur Discord.
De plus, ces incompréhensions ont également touché le scénario. Cela, nous en sommes convaincus, nous est en partie imputable. L’introduction à la simulation n’a pas été assez longue, ni assez claire et peut être pas assez propice aux questionnements des étudiants. Ainsi, toutes ces incompréhensions de la part des étudiants ont entraîné de mauvais départs pour certains groupes.
Lors de cet exercice de crise, nous avons manqué d’une liaison avec un expert pendant la semaine. Une telle liaison nous aurait permis de rajouter une valeur scientifique à notre bilan de simulation, mais aussi de fournir des conseils plus avisés et réalistes aux joueurs.
D’autre part, notre objectif de réunir notre promotion de Master 2 n’a pas été atteint. Cette difficulté est due au fait que peu d’étudiants ont manifesté un réel intérêt pour ce type d’exercice particulier ; de plus une partie de la promotion s’est investie dans des stages, rendant leur présence impossible. Il est dommage de ne pas avoir réussi à rassembler notre promotion, au moins pour deux raisons : premièrement, nous voulions créer des liens intra-promotionnels. Deuxièmement, comme l’ensemble de notre promotion avait déjà réalisé une simulation de ce type, leur participation aurait probablement fluidifié l’exercice en évitant certaines timidités naturelles pour des novices [4].
L’absence d’expérience antérieure de certains participants s’est retrouvée dans le comportement d’une majorité des acteurs de la simulation. En effet, aucune vérification de leur lecture des documents à leur disposition n’a été faite de notre part, et certains groupes ne contrôlaient pas le réalisme de leurs propres actions, ou ne l’ont fait que tardivement. Bien que nous ayons travaillé de longs mois sur le scénario et ses détails, il restait possible que nous nous soyons trompés sur certains éléments, et nous ne pouvions pas non plus nous assurer de la crédibilité de chacune des action menée par les acteurs. Cette absence de vérification est peut-être liée au fait que la simulation, non notée, organisée pour la première fois et mise en place entièrement par des étudiants, provoquait consciemment ou non chez les participants un souci de légitimité et de sérieux.
Comme dit précédemment, nous avons été globalement très satisfaits du déroulement de l’évènement sur 5 jours. Malgré cela, cette longueur peut également être questionnée. Lors du dernier jour, le vendredi, les participants étaient visiblement fatigués par la gestion de crise, et cela se ressentait dans le sérieux de leurs actions : à quelques heures de la fin de la simulation, les acteurs enchaînaient les blagues et certains considéraient avec moins d’application les réunions auxquelles ils devaient assister. Ainsi, terminer l’exercice la veille au soir ou plus tôt le matin aurait peut-être permis de conserver un sérieux crédible jusqu’à la dernière heure.
Idées d’amélioration du projet :
La mise en lumière des différents points positifs et négatifs énoncés ci-dessus permet de dégager plusieurs axes d’améliorations potentielles au vu de la création d’un nouvel exercice de ce type.
Tout d’abord, en ce qui concerne les premières phases d’élaboration d’un tel projet, il nous faudrait améliorer la logistique liée à notre organisation interne et administrative afin de ne pas se retrouver face à des incertitudes à quelques jours seulement de l’évènement. Pour cela, il serait notamment nécessaire d’organiser la conférence d’ouverture moins tardivement afin de rencontrer les participants plus en amont et ainsi permettre une meilleure cohésion et une participation plus confiante. Une explication moins tardive concrétiserait le début de la simulation dans l’esprit des acteurs, qui pourraient alors se pencher plus longuement sur leur rôle et revenir vers nous en cas d’interrogations. Au niveau technique, cela permettrait à tous de tester l’utilisation de Discord de façon à ne pas être perdus une fois la simulation entamée.
Une fois cela fait, nous pourrions trouver un moyen ludique de vérifier les connaissances des participants sur le scénario, comme un jeu en présentiel ou un questionnaire amélioré. Cela instaurerait une cohésion de groupe dès le départ et rassurerait les participants sur leurs connaissances des régions concernées.
Pour ce qui est du bon déroulement de la simulation pour les arbitres, la mise en place d’un journal de bord plus clair serait nécessaire afin d’assurer un suivi continu et un rendu final cohérent. En effet, les fiches acteurs que nous avions partagées aux étudiants manquaient de clarté et de logique, rendant compliqué de les exploiter pour certains comptes-rendus. Dans l’optique de se concentrer plus efficacement sur la multiplicité des acteurs et leurs actions, nous pourrions aussi augmenter le nombre d’arbitres. Cela impliquerait cependant que nous les incorporions au projet avant le premier jour, pour leur permettre de se familiariser avec le scénario, les évènements et la région, afin qu’ils puissent légitimement contrôler et évaluer les actions de chacun.
Conclusion :
Afin de conclure ce RETEX et de tourner la page sur ce projet d’envergure, il nous semble nécessaire de dire que ce projet, à l’origine et jusqu’à la fin, a été fait avec passion, entre collègues certes mais surtout entre amis. Malgré des points négatifs et des éléments à améliorer, l’ensemble du projet s’est tout de même très bien passé et nous en gardons un bon souvenir. Nous avons apprécié le mener à bien, et bien qu’il ait pris presque huit mois à réaliser, nous n’avons jamais pensé à nous arrêter. Au contraire, chaque étape a été une occasion d’enrichir nos connaissances, et nous sommes ressortis de ces quelques mois avec le sentiment d’avoir beaucoup appris. Nous sommes ravis, grâce à ce projet, d’avoir pu intégrer l’Institut d’Etudes de Crises, d’Intelligence Économique et Stratégique à travers la création du Pôle Simulation de Gestion de Crise, qui nous permet aujourd’hui de perpétuer notre initiative autour de futurs projets.
Annexes :
Annexe 1 :
Annexe 2 :
[1] Pour plus d’informations vous vou pouvez vous rendre au lien suivant https://webtv.univ-lyon3.fr/channelcatmedia/38/MEDIA180410133736812?server=1
[2]La simulation de Janvier 2021 se déroulait dans un cadre latino-américain avec les problématiques énergétiques propres à cette région.
[3] Mme Mireille Couston, professeur des universités à Jean Moulin Lyon III, spécialiste en droit des espaces, de M. David Cumin, maître de conférence HDR, spécialiste en droit de la guerre, Mr Eric Frécon, membre de l’IRASEC, basée en Asie du Sud-Est et M. Thierry Duchesne, commissaire général de la préfecture maritime de Toulon.
[4] Nous même lors de notre première simulation en janvier 2021 ne savions pas vraiment comment agir au début.
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